A bérlő részére előnyös irodabérleti szerződés szempontjai

Az irodabérlettel kapcsolatos költségek az egyik legmagasabb tételként jelentkeznek a vállalkozások kiadásai között. Ennek ellenére a bérlők gyakran kevesebb figyelmet szentelnek az irodabérlettel járó költségek világossá tételére és csökkentésükre előnyösebb bérleti feltételek elérésével. Cikkünkben összegyűjtjük az irodabérléshez kapcsolódó díjakat és költségeket, és hasznos tippekkel segítjük a bérlőket.

Bérleti díj: jelentős tétel a vállalkozások kiadásai között

A bérleti szerződések általában határozott időre szólnak, és a legtöbb esetben a bérlő a bérlet időtartama alatt nem léphet ki a szerződésből egyoldalúan. Azaz lényegében a bérlő a szerződés megkötésekor a teljes időtartamra vonatkozó bérleti díj és egyéb kapcsolódó költségek megfizetésére vállal kötelezettséget, mely komoly cash flow kérdés is lehet. Ezért érdemes ezzel a szemüveggel megvizsgálni az irodaválasztást és az irodabérlettel kapcsolatos kérdéseket.

Nemcsak a bérleti díj, az összes kapcsolódó kiadás és az egyéb fő feltételek is fontosak

A havonta, negyedévente fizetendő összeg egyáltalán nem áll meg pusztán a bérleti díjnál: így egy szerződés megkötése előtt érdemes tisztázni a bérlőt terhelő összes költségelemet, és ezeket együttesen javasolt figyelembe venni a szerződés megkötésekor. A bérleti díj mellett jelentkezhetnek kialakítási költségek, lehetnek az üzemeltetésnek is költségei, fizetni kell a rezsit, esetlegesen biztosítékot kell nyújtani, végül a bérlői biztosítás költségeiről sem szabad megfeledkezni.

Tisztázza az alábbi kérdéseket előre, és világosan rögzítse a bérleti szerződésben is, hogy

• kit terhelnek a bérlemény kialakításának költségei,
• a bérlő kap-e bérleti díj fizetési kedvezményt, hogyan alakul a bérleti díj fizetése vis maior esetén,
• mire terjed ki az üzemeltetési költség,
• melyek a bérlemény fenntartásával kapcsolatos üzemeltetési költség körébe nem eső költségek,
• milyen biztosítékok szükségesek (óvadék vagy banki / vállalati garancia),
• milyen biztosítást (felelősség- és vagyonbiztosítás) kell kötni,
• milyen feltételekkel lehet kilépni a szerződésből, vannak-e területvisszaadási vagy -bővítési, meghosszabbítási opciók,
• melyek a felmondás feltételei,
• vannak-e change of control klauzulák,
• milyen változtatásokat és hogyan eszközölhet a bérlő a bérleményben,
• lehetséges-e albérletbe adni a bérelt területet,
• lehet-e céglogó az irodaházon.

A LeitnerLaw ügyvédei örömmel képviselik Önt és vállalkozását bérleti szerződések előkészítésében, a feltételek tárgyalásában. Teremtsen kiszámítható és biztonságos bérleti feltételeket segítségünkkel!

A felsorolás legtöbb eleme magától értetődő, néhány pontnál azonban érdemes elidőzni egy kicsit hosszabban. Először is lehetőség szerint érdemes egyértelműen tisztázni a szerződésben felmerülő opciók gyakorlásának pontos körülményeit, igyekezzünk biztosítani a bérlőnek a tudatos döntés lehetőségét és azt, hogy az opciók gyakorlása miként segítheti cégünk bővülését vagy költségeink csökkentését. Másrészt ne adjunk nagyobb teret a bérbeadói felelősség korlátozására, mint amit a jogszabályok megengednek.

A felmondás feltételeinél kérje többlépcsős felmondási klauzulák beépítését a szerződésbe, hogy a bérlő az esetleges szerződésszegését még időben korrigálhassa. Amennyiben elkerülhető, ne fogadjon el change of control klauzulákat, vagyis olyan korlátozásokat, amelyek kihatással lehetnek a bérlő tulajdonosi struktúrájának változására a bérleti idő alatt.

Az üzemeltetési költséggel kapcsolatban tisztázzuk, hogy az pontosan milyen szolgáltatásokat fedez, és számoljunk el transzparensen, valamint világosan szabályozzuk és lehetőség szerint korlátozzuk az egyoldalú emeléséket.

Végül, ha vállalkozásunk működését engedélyeztetnünk szükséges – például zajos tevékenység vagy nagy ügyfélforgalom miatt – erről tájékoztassuk előre a bérbeadót, és győződjünk meg az ingatlan engedélyezett használatáról, szerezzük be a bérlői működés szempontjából szükséges engedélyeket előre.

Bérlőbarát trendek az irodapiacon

Jelenleg a megszokotthoz képest több helyen is alacsonyabb lehet az irodaépületek kihasználtsága, ami lehetőséget adhat a szerződések megkötésekor a kedvezőbb feltételek elérésére vagy a korábban kötött szerződések újratárgyalására. Ugyanennek a trendnek köszönhetően a bérbeadók nyitottabbak lehetnek a kisebb területek bérbeadására vagy a rövidebb bérleti időre szóló flexibilisebb szerződési feltételekre.

Előtérbe kerülhetnek a nagyobb közösségi tereket biztosító irodaházak, melyeknek köszönhetően a bérlők által ténylegesen bérelt irodaterületek kisebbek lehetnek – ebből eredően a bérleti díj csökkenthető, viszont az üzemeltetési költség megnőhet. A serviced office és co-working space megoldások a hagyományos irodabérletnél nagyobb flexibilitást és teljes felszereltséget biztosíthatnak, jellemzően magasabb a díjazásért. Érdemes megfontolni tehát, hogy számunkra a klasszikus modell vagy a rugalmasabb megoldások kínálnak-e jobb lehetőségeket.

Az irodaház fenntarthatósága és modernitása is fontos faktor, egyrészt az alacsonyabb energiaköltségek miatt, másrészt a környezet megóvása önmagában is szempont lehet egy tudatos vállalkozás számára. Nem is csoda, hogy az irodaház-minősítések szerepe növekszik, a befektetők is keresik a minősített irodaházakat, már csak az ESG szabályozás elvárásai miatt is. Ezrét kérdezzünk rá arra is, hogy mennyire tudatosan működik az épületmenedzsment, van-e mindenhol pontos fogyasztásmérés és ebből eredően alacsonyabbak és kiszámíthatóbbak-e költségek.